Ahora, una vez finalizados los cursos que realizo anualmente para la red de talleres SPG y aprovechando la temática impartida, os hago un pequeño resumen a continuación:
La organización de la producción en el taller, ha sido la temática escogida por los propios talleres integrantes de la red SPG, para los cursos de gestión empresarial de este año 2009 que acaba de concluir.
Hablar de la organización en el taller, nunca está de más, todos los profesionales del sector lo saben por experiencia. Hablar de organizar la producción en el taller, conceptualmente era un tema más complejo.
El principal objetivo del curso ha sido el proporcionar métodos y procedimientos de trabajo similares a los de la industria, adaptados a la realidad del taller, para incrementar su productividad.
Organizar, significa “establecer o reformar algo para lograr un fin coordinando las personas y los medios adecuados”.
Los elementos básicos de la organización, que el responsable de taller deberá conocer son: los materiales, los humanos y los económicos.
Frecuentemente solemos cometer el error de aplicar el concepto de organización de la producción, a la actividad del mantenimiento y reparación en si mismos, cuando en realidad en nuestro sector dicho concepto abarca todas las actividades del taller: recepción, diagnostico, ejecución de los trabajos concertados, aprovisionamiento y coordinación con proveedores “estratégicos”, administración y entregas, entre los más destacados.
Cabe recordar que nuestro sector se caracteriza por la prestación de un servicio de mano de obra (más o menos cualificado y tecnificado, en función de la especialidad del taller) con aportación de materiales y que las responsabilidades de la gerencia del taller son las de planificar los trabajos, organizarlos y controlarlos.
Los efectos de una organización deficiente en el taller son devastadores: perdidas de tiempo innecesarias, duplicidad de tareas u omisión de alguna de ellas, exceso de “tiempos muertos” , incremento de los errores, dificultades para establecer dónde y cómo se ha producido un mal funcionamiento en alguna de las actividades del taller y por lo tanto poder corregirlas, falta de cooperación y trabajo en equipo, etc.
Se ha hecho especial énfasis en la gestión del tiempo como recurso inherente a la organización y al poco valor que se le da en el taller.
A dicho factor, básico en la producción y la productividad en el taller, no se le da la importancia que merece, quizás como decía un propietario, “porqué al final, la falta de organización la acabamos supliendo con más horas de trabajo”. He aquí un ejemplo de sinceridad y de realismo.
En definitiva, el término devastador tiene que ver a corto plazo con los resultados económicos del taller (pérdidas o beneficios) y a medio – largo plazo, con la propia superveniencia del mismo.
En la línea de ofrecer respuestas al tema propuesto, se han analizado las áreas donde el responsable del taller puede actuar para mejorar sus resultados, algunas tangibles y otras intangibles, pero todos ellas con una influencia en los resultados económicos del taller.
Entre algunas de las áreas donde se pueden aplicar las propuestas organizativas tratadas en el curso se encuentran:
- La concertación de las citas. Los clientes (programas de gestión)
- La programación de los trabajos.
- La realización de los trabajos
- La programación de las compras
- Los trabajos administrativos de la oficina
- La entrega de los vehículos
- El orden en la oficina y el taller
- Las personas
- Las maquinas y herramientas
- Colaboradores externos
- Almacén de materiales
- Recepción
¿En qué momentos podemos actuar sobre la organización de nuestras actividades?
Aquí van algunos ejemplos.
- Antes de efectuar los trabajos
Intente concretar o distribuir la entrada de vehículos a lo largo de la jornada según sus necesidades.
Recopile la información necesaria sobre el vehículo antes de realizar el pedido.
Concrete los pedidos.
Distribuya el trabajo según: Tipo de intervención, Profesional, Tiempo, Útiles necesarios, Numero de movimiento, Prioridad y disponibilidad
Utilice programas de gestión del taller, cumplimentando y actualizando la información.
Disponga de un sistema de clasificación / archivo de trabajos pendientes, en curso y realizados. - Durante la realización de los trabajos
Anote en la orden de trabajo todas las intervenciones y materiales utilizados (todos).
Antes de mover un vehículo piense si es necesario, para cuanto tiempo y donde lo va a ubicar.
En el caso de tener que utilizar diferentes espacios y maquinaria, estudie la secuencia más corta.
Tenga un pequeño stock de aquellos materiales o componentes de mayor rotación.
Si no va a cumplir con un plazo de entrega, llame al cliente.
No haga perder tiempo al cliente ni a usted mismo. - Después de la realización de los trabajos
Orden de trabajo cumplimenta y revisada
Vehículo terminado, vehículo facturado
Limpieza y orden de espacios y herramientas
Actualización de la ficha de cliente
El responsable del taller debe dar el visto bueno final a todos los trabajos realizados.
En el caso de existir: Criterios de calidad, promociones, atenciones especiales, entregas especiales de vehículos etc., estos requerirán de una organización “Ad hoc”
Mejorando la organización del taller contribuimos a incrementar su rentabilidad.
Moisés Bargués diciembre 2009
