GESTIONO... LUEGO ¡EXISTO!

Seguimos quejándonos de la situación actual, de la “cosa”, como muchos la denominan, pero sin embargo seguimos actuando de la misma forma pero si algo no ha cambiado en absoluto en nuestros talleres, es su gestión.

¿Qué ha variado en la forma de gestionar nuestros talleres? Por los datos obtenidos de los responsables de los talleres, durante este año, en diferentes zonas de España, se puede afirmar que un 95% de los mismos siguen gestionando de igual forma o con muy pequeños cambios sus talleres.

¿Qué nuevos resultados podemos esperar haciendo las cosas de la misma forma?

Cualquier actividad del taller debe ser gestionada con eficiencia: producción, ventas, recursos humanos, administración, etc.

En este artículo, nos centraremos en dos de estas actividades, que por su incidencia en los resultados de nuestros negocios, podemos considerar estratégicas:

A) Gestión de cobros

En nuestro sector hay que hacer una profunda reflexión y sobretodo un cambio de comportamientos radical en referencia a los cobros. Veamos algunos ejemplos de otros sectores que nos pueden servir como reflexión:

1. No se adelanta dinero. Quiero reformar un aseo y el albañil nos pide que adelantemos el 100% del coste de los materiales, argumentando que en el almacén de materiales de la construcción no le dan crédito.

Pero hay más, no acaban la obra hasta asegurarse que van a cobrar el 100%, dejando siempre “algo” pendiente de finalizar.

2. Maximizar los costes. Tengo que reparar la lavadora de casa y llamamos al servicio de asistencia técnica.

“bajada de bandera” por el desplazamiento, precio de la mano de obra en la mayoría de los casos superiores a los nuestros, facturación de una hora como mínimo, si hay que ir a buscar una pieza el tiempo sigue contando y “milagro”, todo con una furgoneta y una caja de herramientas de mano.

3. “O caja o faja”. Vamos a comprar cualquier producto, pasamos por caja a pagar y no llevamos suficiente efectivo, miramos en cartera y nos hemos olvidado la tarjeta.

¿Qué le dice usted al dependiente? ¿Apúntamelo que pasaré mañana? Lo más seguro es que con buena educación, nos digan que nos “reservan” el producto durante unas horas, y cuando volvamos con algo con que pagar nos lo podamos llevar.

De estos ejemplos y de otros muchos que usted, al igual que yo, conoce ¿qué conclusiones puede sacar?

Más reflexiones sobre el mismo tema:

1. Igual que para aprender a nadar hay que soltarse del borde de la piscina, para cobrar hay que perder el miedo a plantear al cliente nuestras condiciones de venta al inicio…

(¿Porqué tenemos condiciones de venta, no?)

2. Los impagados o los morosos, ¿quiénes suelen ser? Sí, acertó. Aquellos clientes, familiares y amigos en los que teníamos mayor confianza. Con los clientes nuevos, al no conocerlos, no queremos asumir el riesgo de que no paguen y somos más inflexibles con las condiciones de cobro.

3. ¿Qué forma de cobro tenemos estipulada? No puede ser que tengamos que decidir a cada momento, en función del cliente que tengamos delante, la forma de cobro que vamos a aplicar. Una cosa es la excepción y otra la norma. Seguimos funcionando por excepción, con los resultados por todos sabidos.

4. Ya hemos reparado el vehículo del cliente y ha dejado pendiente una cantidad (porqué así lo hemos decidido). Y a partir de ahora, ¿qué hacemos? Volvemos al taller a trabajar, porqué “perseguir” los cobros pendientes no lo consideramos un trabajo. Bien, aquí tenemos los resultados.

Importancia de la gestión de cobros

Es imprescindible tener unas condiciones de cobro claras y seguras que garanticen al taller sus objetivos de ingresos, al tiempo que podamos dotarnos de cierta flexibilidad que pueden requerir situaciones puntuales. La gestión de cobros es, por tanto, una parte integrante de la gestión de clientes.

Para una correcta y eficaz gestión de cobros, hay tres aspectos básicos a tener en cuenta:

1. Negociar la forma de cobro. Hay que negociar con los clientes las condiciones de cobro, a partir de las que hayamos fijado nosotros de antemano. Recuerde que, de no fijar las reglas del juego (forma de cobro) y luego cumplirlas, no vamos a poder garantizar nuestros compromisos de pago. Por tanto, las condiciones de cobro, de una u otra forma, tienen que tener en cuenta garantizar los pagos comprometidos (salarios,

impuestos, alquileres, proveedores, etc.)

2. Gestionar los cobros. La responsabilidad de la gestión de cobros recae normalmente, en nuestro sector en el propietario del taller o la persona de administración. Esta figura es la persona que se encarga de tener la información precisa y exacta sobre las cantidades, el modo y el momento en el que se van a cobrar las deudas de los clientes.

Las tareas básicas que deben llevar a cabo son:

Facturación. Esta debe llevarse al “momento”. Coche terminado, coche facturado. No olvidar facturar ningún concepto, recambio, etc.

Registro y contabilización de los cobros de clientes.

Debemos tener al día, lo facturado, cobrado y pendiente de cobro, con los plazos establecidos para su posterior seguimiento y reclamación.

Relación diaria con los clientes. Para “acotar” al máximo cualquier cambio en el presupuesto inicial, dejando constancia por escrito de la autorización del cliente, así como entregas y recogidas de vehículos, comunicación del importe de las facturas antes de que vengan a recoger el vehículo, etc.

Preparación de las remesas de recibos, de aquellos clientes empresa, en los que se deberá llevar una gestión más activa de los cobros.

Relación con las entidades de seguro de cobro o financieras, en el caso de que las hubiera y/o el importe de la factura así lo justificara.

Archivo permanentemente actualizado de la documentación de clientes. Una gestión de cobros eficiente facilita al cliente el pago puntual. Hay dos formas de mejorar el proceso de cobro: la primera es cambiar los hábitos de pago de los clientes, la segunda es obviar o desviar el problema. Por ejemplo, utilizando la financiación a través de empresas especializadas de crédito al consumo (financieras).

3. Controlar los cobros. El seguimiento de los cobros es de vital importancia, para la tesorería del taller.

Hay que comprobar periódicamente (mínimo una vez por semana), que los cobros pendientes se han realizado, para así poder proceder a su reclamación en tiempo y forma.

Cuanto más tiempo transcurre desde la fecha fijada del cobro, más probabilidades tenemos de no cobrar. No dejemos pasar el tiempo sin reclamar lo que es nuestro.

-La gestión de cobros y tesorería son dos herramientas indispensables para la eficacia del taller.

-No puede ser que decidamos, dependiendo del cliente que tengamos delante, la forma de cobro que vamos a aplicar. Seguimos funcionando por excepción, con los resultados por todos sabidos.

B) Gestión de tesorería

¿En qué consiste? Es la previsión, control y ajuste de los cobros y pagos, así como su organización. Su correcta gestión no debe limitarse a las circunstancias, tiene que prever posibles desviaciones y estudiar soluciones a los problemas con la suficiente antelación para tomar las decisiones oportunas al respecto.

¿Para qué sirve? Para saber qué dinero va a entrar (cobros) y salir (pagos) y en qué momento van a hacerlo. A partir de aquí podremos tomar las decisiones más correctas con la suficiente antelación para cumplir con nuestros compromisos. Para evitar problemas de tesorería y por consiguiente dar una mala imagen frente a los clientes y proveedores, tenemos que disponer de unas condiciones de cobro y pago definidas. Si, también con los clientes, ya que estos valoran como más profesionales a aquellos talleres que más inflexibles son con los cobros.

Sin temor a equivocarnos, podemos afirmar que una mala gestión en los cobros y pagos pasará por soluciones que implicarán unos gastos financieros. Haga un cuadro provisional de tesorería, le ayudará a tener una “visión” a largo plazo de los ingresos necesarios para cubrir los gastos o al revés, a partir de una previsión de ventas, saber los costes en los que incurrirá y en qué momento.

No olvide que el cuadro de tesorería no es un balance provisional, en el que queda reflejado el importe de las facturas, aunque estas no se hayan cobrado. Es lo que nos pasa con el IVA, hemos facturado determinados importes y aunque no los hayamos cobrado íntegramente, deberemos pagar el IVA correspondiente. 

No busquemos más excusas. Puede que hayamos podido equivocarnos, lo que no podemos es seguir permaneciendo en el error.

Los resultados de nuestros talleres, no solo depende de lo bien que realicemos nuestros servicios, también depende de su correcta gestión.

¡Ánimo, manos a la obra¡